Ombudsstelle: Unterstützung bei der Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA)

Die gesetzlichen Krankenkassen sind verpflichtet, jedem Versicherten Zugriff auf ihre elektronische Patientenakte (ePA) zu gewährleisten. Wenn Sie nicht auf Ihre ePA zugreifen können, weil Sie nicht über ein mobiles Endgerät verfügen oder keines nutzen wollen, können Sie unsere Ombudsstelle aufsuchen. Diese zentrale Anlaufstelle kann Ihnen helfen, Ihre Fragen zu beantworten, Zugriffsrechte zu verwalten, Vertreter zu benennen und Protokolldaten einzusehen.

Ihre elektronische Patientenakte können Sie auch bequem von Zuhause aus bedienen. Downloaden Sie dafür unsere HEK Service-App und registrieren Sie sich kostenlos als smarthealth-User.

Bei diesen Themen hilft die Ombudsstelle:

Beratung und Information:

Die Ombudsstelle hilft folgenden Fragen und Problemen zur ePA:

Wie beantrage ich eine ePA?
Welche Rechte habe ich als Versicherter?
Welche Inhalte können in der ePA gespeichert werden?
Wie erteile ich Zugriffsrechte?

Widersprüche einreichen:

Die Ombudsstelle hilft Widersprüche durchzusetzen oder zu widerrufen:

gegen den Zugriff bestimmter Leistungserbringer.
gegen das Einstellen von bestimmten Dokumenten in Ihre ePA.
gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu Forschungszwecken (ab 15. Juni 2025).

Protokolldaten:

Auf Anfrage stellt die Ombudsstelle Protokolldaten Ihrer ePA bereit, die Ihnen zeigen, wer auf Ihre Daten zugegriffen hat, wie lange die Einsicht einzelner Parteien möglich ist und wer neue Dokumente hinzugefügt hat.

Weitere Informationen über die ePA finden Sie unter:
ePA für Alle - Informationsmaterial nach § 343 Abs. 1a SGB V

Anschrift
HEK - Hanseatische Krankenkasse
Wandsbeker Zollstraße 86 - 90
22041 Hamburg

Telefon: 040 65696-2983
Fax: 040 65696-1237

E-Mail: ombudsstelle (at) hek.de

Damit wir Sie sicher identifizieren können, bringen Sie bitte Ihre Versichertenkarte zur Ombudsstelle mit.

Ihre Vertretung muss nicht bei der HEK versichert sein.
Ein Entzug dieser Vertretungsberechtigung ist jedoch nur über die ePA-App und nicht über die Ombudsstelle möglich.

Wenn Sie möchten, können Sie einzelne Dokumente oder ganze Kategorien vor bestimmten Leistungserbringer verbergen.

Arztpraxen, Zahnarzt- sowie Psychotherapiepraxen, Gesundheits- und Krankenpflegeeinrichtungen, Kinderkrankenpflegeeinrichtungen, Altenpflegeeinrichtungen, Pflegefachkräfte, Hebammen, Heilmittelerbringereinrichtungen haben eine Standard-Zugriffsdauer von 90 Tagen.

Apotheken, Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitsdienstes, Betriebsärztinnen und -ärzte, Notfallsanitäterinnen und -sanitäter haben eine Standard-Zugriffsdauer von drei Tagen.

Mithilfe der ePA-App kann die Zugriffsdauer von einem Tag bis zu einer unbegrenzten Dauer gewählt werden.

Ihr Anliegen können Sie oder Ihre Vertretung vor Ort klären, uns eine Email schreiben über ombudsstelle@hek.de oder uns ganz bequem anrufen unter 040 65696-2983.